O eSocial, um programa do Governo Federal, veio para facilitar os processos internos dos departamentos de Recursos Humanos e de Contabilidade das empresa e também o acesso às informações relevantes pelos órgãos governamentais. Mas você sabe o que é o eSocial e como se preparar para implementá-lo na sua organização?

Confira no nosso post algumas informações sobre esse sistema e como estar preparado para a sua implementação dentro do prazo estipulado pelo governo.

O que é o eSocial?

O Código Comercial já estabelece a obrigatoriedade da escrituração contábil pelas empresas. Com a evolução da tecnologia, essa prática passou a ser realizada de forma digital com o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Dentro desse projeto foram desenvolvidos vários subprojetos.

Dentre eles está o eSocial, que foi instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014. O eSocial é um Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Seu objetivo é padronizar as informações referentes à escrituração das obrigações das empresas com os colaboradores.

Como é a implantação do eSocial?

Todo aquele que prestar serviço ou obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, sendo pessoa física ou jurídica, está obrigado a prestar informações no eSocial. O prazo para implementação está ocorrendo em três etapas, obedecendo a seguinte ordem:

  1. empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões de reais;
  2. demais empresas privadas, MEIs e pessoas físicas;
  3. entes públicos.

Cada etapa possui cinco fases que se constituem em: cadastro do empregador e tabelas; dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas; folha de pagamento; substituição da GFIP (guia de informações à Previdência Social); dados de segurança e saúde do trabalhador.

A implantação do eSocial começou em janeiro deste ano e tem previsão para ser finalizada até julho de 2019. Para que o processo ocorra com sucesso em uma empresa, é necessário que o setor de Recursos Humanos esteja atento a alguns fatores. Confira no próximo bloco quais são eles!

Como estar preparado para implantar o eSocial?

Registro dos trabalhadores completos

Para que a empresa lance as informações no eSocial e garanta a segurança jurídica, os registros dos trabalhados devem estar completos. Para a implantação do eSocial em uma empresa, as informações referentes aos seguintes itens devem estar em dia:

  • registro do empregado;
  • folha de pagamento;
  • cadastro de empregados e desempregados;
  • relação anual geral de informações sociais;
  • declaração de imposto de renda retido na fonte;
  • comunicação de acidente de trabalho;
  • perfil profissiográfico previdenciário;
  • manual normativo de arquivos digitais;
  • guia de recolhimento de FGTS;
  • termo de rescisão e formulário de seguro-desemprego.

Os dados lançados no eSocial serão confrontados com as informações lançadas nos sistemas da Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social, Ministério do Trabalho e Emprego, Previdência Social e Receita Federal.

Laudos de medicina do trabalho atualizados

Além dos itens citados acima, no eSocial deverão ser lançados os laudos de medicina e segurança do trabalho atualizados. Mas para a realização de seus lançamentos, é necessário que os laudos estejam codificados.

As empresas de medicina ocupacional emitem os laudos referentes ao Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional e outros que estão relacionados com a atividade de cada empresa. Todos os laudos devem estar atualizados para o seu lançamento no sistema.

Ambiente de trabalho seguro

A empresa deve garantir um ambiente de trabalho seguro para todos e promover o monitoramento efetivo de todos os fatores que garantam essa segurança, tais como a identificação dos fatores de riscos e como preveni-los. Isso se faz necessário devido ao pagamento do adicional de insalubridade e periculosidade previstos em lei.

Portanto, para que uma empresa garanta que o ambiente de trabalho oferecido ao colaborador esteja seguro, é preciso realizar uma inspeção de segurança e criar um programa de prevenção de riscos ambientais. Para comprovar essa segurança é preciso ter laudos de segurança do trabalho atualizados.

Equipe de trabalho preparada

Com o eSocial haverá uma mudança na rotina operacional da empresa que deve ser monitorada pelo setor de Recursos Humanos. E esse deve estar preparado e atualizado sobre a legislação trabalhista e previdenciária, a fim de obedecer e se adaptar às normas.

Para que a equipe esteja plenamente esclarecida é necessário que haja uma interação do RH com o setor jurídico e, assim, promova o alinhamento quanto às alterações jurídicas referentes ao trabalhador. Para que a equipe esteja preparada para atuar junto ao eSocial, ela precisa adquirir os conhecimentos referentes aos itens solicitados pelo sistema.

Sistema eletrônico adequado

A maioria das informações hoje em dia é registrada eletronicamente para facilitar a troca de dados entre o departamento de Recursos Humanos e o Contábil. Alguns sistemas podem ser capazes de gerar arquivos compatíveis com o eSocial. Mas outros não terão suporte para isso.

Dessa maneira, algumas empresas precisam testar se os dados exportados pelo seu sistema são compatíveis com o modelo exigido pelo eSocial. Caso contrário, elas deverão adequar os sistemas para garantir o envio das informações.

Onde encontrar auxílio para atender as exigências do eSocial?

Para atender as exigências do eSocial, o seu negócio pode contar com o auxílio de uma empresa com experiência no mercado em orientar as demais para garantirem a segurança no ambiente de trabalho. A Visio Gestão executa atividades de engenharia de segurança e medicina do trabalho que atendem ao eSocial.

Por meio do auxílio na integração do profissional ao ambiente laboral, avaliação e reconhecimento de riscos ambientais e orientação sobre medidas preventivas oferecidas pela Visio Gestão, a sua empresa estará preparada para atender aos requisitos do lançamento de informações no eSocial. Ela oferece:

  • treinamento e implantação do CIPA;
  • treinamento e auditorias de EPI;
  • treinamento de higiene ocupacional;
  • elaboração, gestão de exames e coordenação do PCMSO;
  • programa de medicina preventiva e qualidade de vida;
  • elaboração do PPRA;
  • laudo de insalubridade;
  • laudo de periculosidade;
  • laudo ambiental;
  • consultoria de AVCB.

Qualquer empresa ou pessoa física que possua laços trabalhistas precisa se adequar às exigências na área fiscal, previdenciária e trabalhista. Quem não se ajustar ao prazo estipulado está sujeito a multas. Então não perca tempo e entre em contato com a nossa equipe para saber mais sobre como adequar ao eSocial e esteja pronto para as mudanças!