O eSocial para empresas, também chamado de EFD-Social, é um sistema que foi desenvolvido pelos órgãos governamentais com o objetivo de facilitar e centralizar o envio das informações trabalhistas e previdenciários por parte das empresas.

Ele é um módulo do já conhecido Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), e o seu principal objetivo é oferecer transparência na relação entre empregadores e empregados, reduzindo a burocracia e melhorando a qualidade das informações reportadas pelas empresas a órgãos como o INSS, Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho.

Além disso, o eSocial é um sistema que facilita a fiscalização e o controle dos órgãos reguladores envolvidos, já que permite o cruzamento e a comparação de dados.

Neste artigo você vai esclarecer as principais dúvidas sobre eSocial, absorvendo informações que vão facilitar o processo de envio desses dados pela sua empresa. Continue a leitura e fique por dentro do assunto.

Que tipo de empresa se encaixa no eSocial?

Todas as empresas que têm colaboradores contratados por meio do regime celetista estão obrigadas a prestar informações via eSocial. Nesse sentido, desde janeiro de 2018, todas as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões passaram a enviar os dados dos seus funcionários pelo sistema.

Em julho de 2018, todos os demais empregadores — inclusive pequenos empresários e microempreendedores individuais que têm funcionários contratados — também foram obrigados a utilizar o eSocial para o envio das informações trabalhistas e previdenciárias dos seus colaboradores.

O que a empresa deve fazer para se adequar a essa obrigação?

Para se adequar totalmente a essa obrigação, o primeiro passo a ser adotado pelas empresas é a revisão e a padronização dos seus procedimentos internos. Além disso, o empresário deve ter uma ferramenta de TI que permita a junção entre o seu sistema interno e o eSocial.

Ainda, é imprescindível contar com a assessoria de uma empresa especializada em engenharia de segurança do trabalho, já que ela vai ajudar no mapeamento do seu negócio e na elaboração de um planejamento para adaptação às exigências do eSocial no que concerne às informações relacionadas à engenharia de segurança do trabalho, aos exames admissional e demissional, à saúde do trabalhador etc.

Quais são as penalidades caso a empresa atrase ou deixe de enviar alguma informação pelo sistema?

Esse é um aspecto importante e que deve ser objeto de atenção do gestor e dos profissionais responsáveis pelo envio das informações por meio do eSocial. O atraso nas entregas ou até mesmo o não envio de alguma informação poderá acarretar em multas previstas na legislação trabalhista, fiscal e previdenciária.

É preciso registrar a carga horária de funcionários que não batem ponto?

Essa é uma dúvida muito comum entre os empresários que começaram a usar o sistema há pouco tempo. Mesmo que o seu funcionário não registre o ponto, é necessário informar no eSocial qual foi a carga horária estabelecida entre empregador e empregado e que está sendo cumprida na prática.

Como implantar o eSocial em uma empresa?

Para implementar o eSocial em uma empresa é necessário seguir alguns passos, e o primeiro é a qualificação de todos os funcionários por meio do registro das informações no portal Dataprev.

Você deverá informar dados como nome completo, data de nascimento, número do CPF e número do NIS. Nessa etapa, a plataforma vai informar se os dados cadastrados estão de acordo com as informações constantes na base. Caso os dados não batam, a empresa deverá providenciar a regularização dessas informações.

Após lançar esses dados, o próximo passo é realizar a correção de possíveis informações cadastrais incorretas, inclusive com relação às rubricas de folha de pagamento com os dados sobre o regime tributário, a classificação de naturezas do eSocial e do regime de tributação da empresa.

O terceiro passo é a integração entre todos os setores do negócio por meio de um sistema de gestão integrado, que permita a coleta das informações dos setores jurídico, de departamento pessoal e RH, financeiro, comercial, contábil e fiscal. Essa medida vai permitir que as informações sejam enviadas automaticamente ao eSocial.

Quais são as vantagens do eSocial para a empresa?

A principal vantagem para as empresas é a redução de erros e o aumento de produtividade. Muito embora a implementação do sistema possa ser desgastante, no longo prazo ela vai diminuir o tempo e o esforço que eram demandados para o envio das informações trabalhistas e fiscais aos órgãos de fiscalização.

O que está ou será integrado com o eSocial?

O eSocial vai integrar um total de 15 obrigações que serão remetidas ao governo. Confira quais são elas a seguir.

  1. Guia da Previdência Social.
  2. Folha de pagamento.
  3. Quadro de horário de trabalho.
  4. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) — informação que ajuda a controlar as demissões e admissões de empregados contratados pelo regime da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).
  5. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).
  6. Livro de Registro de Empregados (LRE).
  7. Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT).
  8. Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
  9. Comunicação de Dispensa (CD).
  10. Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF).
  11. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).
  12. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).
  13. Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).
  14. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
  15. Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD).

Muito embora o eSocial represente uma nova obrigação para as empresas, ele não é ruim, já que no longo prazo esse sistema vai representar mais organização e redução da burocracia para os gestores.

O sistema foi pensado com o objetivo de simplificar o trabalho do empreendedor, facilitando a troca de informações com os órgãos de fiscalização e garantindo a segurança dos dados previdenciários e trabalhistas.

Com o decorrer do uso e a integração do sistema à rotina da empresa, as vantagens se tornarão cada vez mais evidentes e os gestores terão mais tempo para dedicar o seu trabalho e o trabalho de setores importantes — como o de recursos humanos — a ações mais estratégicas.

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