Você sabe quais são os impactos do eSocial para as PMEs? Esse projeto foi criado a fim de simplificar e desburocratizar o envio de informações importantes sobre os trabalhadores para os órgãos federais. Dessa forma, visa trazer mais segurança e transparência às empresas e colaboradores.

Embora o eSocial traga muitas vantagens para as pequenas e médias empresas, há etapas que precisam ser seguidas e mudanças que precisam ser realizadas, exigindo a atenção do departamento de Recursos Humanos.

Para se adequar a essa nova realidade, é fundamental saber o que é e quais são os impactos do eSocial para empresas. Então, confira a seguir as principais informações sobre o eSocial!

O que é eSocial?

O eSocial é um sistema de registro desenvolvido pelo Governo Federal para unificar o envio de informações dos trabalhadores. Todas as informações coletadas pela empresa sobre os seus colaboradores deverão ficar registradas exclusivamente nesse sistema.

Na prática, os profissionais de Recursos Humanos e outros departamentos terão que enviar periodicamente as informações para o sistema do eSocial, como alterações de salário, folha de pagamento e jornada de trabalho.

Todos esses dados já eram lançados separadamente em plataformas online, mas por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), tornou-se possível reunir todas as informações em um único sistema.

O eSocial foi instituído em 2014 para consolidar o banco de dados da Receita Federal, da Caixa Econômica Federal e do Ministério do Trabalho e Emprego, tendo como objetivo revolucionar a maneira como esses órgãos se comunicam com o Governo.

Com isso, os processos são mais ágeis, bem como os erros e inadimplências, que podem ser evitados. Essa substituição vem ocorrendo gradativamente desde o início de 2018 e ainda não tem prazo definido para acabar.

Quando devo começar a usar o eSocial?

As empresas de grande porte, com faturamento anual acima de 78 milhões, já estão na fase final de implementação do eSocial. Já as empresas de médio e pequeno porte e microempresas têm o prazo de novembro de 2018 até julho de 2019 para fazer a prestação de contas diretamente no eSocial.

Os microempreendedores sem empregado poderão continuar lançando suas informações pelo portal do Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos pelo Simples Nacional.

Os órgãos públicos, segurado especial e pequeno produtor rural pessoa física devem começar a se preparar para o eSocial no início do ano de 2019. Se houver necessidade, as datas poderão ser alteradas. Por isso, é essencial manter-se informado sobre o cronograma de implementação do eSocial.

São cinco etapas para a implementação do eSocial:

  1. cadastros do empregador e tabelas;

  2. dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas;

  3. folha de pagamento;

  4. substituição da GFIP e compensação cruzada;

  5. dados de segurança e saúde do trabalhador.

Mas quais são as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que devem ser inclusas no portal do eSocial? Confira no próximo bloco!

Quais são os sistemas de informação substituídos pelo eSocial?

As obrigações substituídas serão:

  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para controlar as admissões e demissões de empregados celetistas;

  • Relação Anual de Informações Sociais;

  • Livro de Registro de Empregados;

  • Comunicação de Acidente de Trabalho;

  • Comunicação de Dispensa;

  • Carteira de Trabalho e Previdência Social;

  • Perfil Profissiográfico Previdenciário;

  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

  • Quadro de Horário de Trabalho;

  • Manual Normativo de Arquivos Digitais;

  • Folha de pagamento;

  • Guia de Recolhimento do FGTS;

  • Guia da Previdência Social.

Quais são as vantagens do eSocial?

Simplificação de processos

Como os dados dos colaboradores eram lançados em vários sistemas, isso demandava muito tempo por parte dos responsáveis do RH. Com o eSocial, tudo fica mais fácil e rápido para as empresas, o que reduz a burocracia com os processos.

Otimização na folha de pagamento

A partir do cruzamento de dados integrados em uma única plataforma, os riscos nos erros de cálculos na folha de pagamento são reduzidos. Garante-se, assim, mais segurança jurídica para as empresas.

Além disso, proporciona-se mais garantia aos colaboradores no que se refere à efetivação dos seus direitos trabalhistas e previdenciários. Então, não é só a empresa que se beneficia com o eSocial, os colaboradores também!

Melhoria na comunicação entre departamentos e órgãos

Além de simplificar o acesso aos dados, o sistema elimina a duplicidade e erros de informações. Como os dados são lançados imediatamente na plataforma, eles podem ser acessados no mesmo momento pelos departamentos e órgãos envolvidos.  

Melhoria nas políticas públicas

No eSocial constarão informações de todos os tipos de relações trabalhistas em vigor, como celetistas, autônomos, cooperados, estagiários e estatutários. A partir dessas informações lançadas, o governo poderá elaborar e tomar decisões que afetam as políticas públicas e a prestação de benefícios aos trabalhadores.

Combate à sonegação de impostos

Com a substituição da entrega de informações, antes feita de maneira separada para cada órgão, haverá mais transparência no repasse das informações ao Governo Federal. Isso resultará na redução dos índices de sonegação.

Quais são os impactos do eSocial dentro das empresas?

Para se adequar às exigências do eSocial, é preciso mudar alguns procedimentos internos e a cultura organizacional, pois haverá um impacto na forma como são lançadas as informações e quais são as informações exigidas.

Por exemplo, não será mais permitido contratar um novo profissional sem que ele tenha fornecido toda a documentação previamente. Também as suas informações deverão ser validadas em um sistema desenvolvido pela Receita Federal.

Os departamentos de RH e contabilidade deverão trabalhar em conjunto para o envio correto dos dados, e os lançamentos deverão ser feitos em tempo real. Isso diminui as inconsistências das informações prestadas e possibilita identificar erros precocemente.

Também haverá um aumento na quantidade de informações a serem enviadas. A partir do eSocial, as empresas precisam apresentar informações sobre Segurança e Medicina do Trabalho, como PCMSO e PPRA.

Para que o eSocial funcione, a empresa deverá obter um certificado digital, uma assinatura eletrônica que garante a legalidade das informações prestadas. Também é importante que os sistemas utilizados pela empresa para as operações digitais sejam compatíveis com o eSocial. Com isso, a empresa deve adequar suas ferramentas e sistemas.

São muitos os impactos do eSocial para as PMEs. Exige-se, dessa forma, uma atenção redobrada por parte dos gestores. Portanto, é preciso aprofundar os conhecimentos sobre as legislações pertinentes, acompanhar as mudanças na lei, atentar-se aos prazos de cada fase do projeto, revisar seus processos internos e treinar a equipe para as mudanças.

Quer saber mais sobre o eSocial? Então, confira o nosso artigo sobre como saber se a sua empresa está preparada para o eSocial. Boa leitura!