As atividades de recursos humanos estão passando por uma grande transformação em diversos de seus subsistemas. Quando pensamos na comunicação com o governo referente às informações trabalhistas, não é diferente. O eSocial veio para auxiliar e agilizar os processos de gestão das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas entre empresa e governo.

Instituído por um decreto em 2014 (nº 8373/2014), o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — felizmente abreviado para eSocial — muda e simplifica de que forma os empregadores comunicam aos órgãos públicos informações trabalhistas, tais como contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, vínculos empregatícios e tantas outras.

O projeto do eSocial para empresas é o resultado de uma ação conjunta da Secretaria da Receita Federal, da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional de Seguridade Social e do Ministério do Trabalho.

Seu maior benefício é a redução da burocracia e a substituição do preenchimento e entrega de documentos separados a cada uma das instituições do Governo, dando assim mais agilidade para o dia a dia dos profissionais de recursos humanos.

Mas, como toda novidade, a implantação do eSocial para empresas deixa algumas dúvidas e incertezas. No post de hoje, vamos ajudar respondendo 8 perguntas sobre o assunto.

1. Quais as informações que serão unificadas pelo eSocial?

São 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que serão substituídas pelo eSocial:

  • CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
  • CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD —  Comunicação de Dispensa
  • CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • Folha de Pagamento
  • GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • GPS — Guia da Previdência Social
  • GRF — Guia de Recolhimento do FGTS
  • LRE —  Livro de Registro de Empregados
  • MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • QHT — Quadro de Horário de Trabalho
  • RAIS — Relação Anual de Informações Sociais

2. A adoção do eSocial é obrigatória para todas as empresas?

Sim. O eSocial passou a ser obrigatório no Brasil a partir de janeiro de 2018. Mas a obrigatoriedade não se dá para todas as empresas de uma única vez. Há um cronograma de implantação que leva em consideração alguns critérios, como o faturamento da empresa.

3. Qual é o cronograma de implantação do eSocial?

cronograma de obrigatoriedade do eSocial se dá por fases, com o envio de alguns documentos em cada etapa, e considerando o faturamento da organização.

No entanto, antes mesmo da vigência dos prazos, é possível que a empresa acesse um ambiente de testes, no qual poderá se familiarizar com o sistema e enviar as informações obrigatórias respeitando os leiautes preestabelecidos pelo eSocial.

Grandes empresas

(faturamento anual superior a R$ 78 milhões)

Demais empresas Órgãos Públicos
Cadastro do empregador e tabelas janeiro de 2018 julho de 2018 janeiro de 2019
Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos) março de 2018 setembro de 2018 março de 2019
Folha de pagamento maio de 2018 novembro de 2018 maio de 2019
Substituição da GFIP julho de 2018 janeiro de 2019 julho de 2019
Dados de segurança e saúde do trabalhador janeiro de 2019 janeiro de 2019 julho de 2019

4. O que acontece se a empresa não cumprir o cronograma de implantação?

Sem a implantação do eSocial, não será possível fazer a transmissão das informações obrigatórias. Assim, as sanções consistem nas mesmas multas aplicadas ao não cumprimento das obrigações acessórias, previstas no art. 57 da Medida Provisória 2.458-35/01.

5. Quais as vantagens do eSocial para empresas?

Sem dúvida, a simplificação e a unificação dos processos são os principais benefícios do eSocial para as empresas. Além disso, esta plataforma permite maior segurança jurídica, redução de tempo e de gastos se comparados aos processos atuais, integração de processos e disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos.

6. O que muda para as empresas com a implantação do eSocial?

De maneira geral, o eSocial migra para o ambiente digital obrigações que já são cumpridas pelas empresas atualmente. No entanto, o novo modelo passa a exigir informações sobre os empregados que antes não eram solicitadas, como utilização do FGTS.

Apesar de haver novas informações requeridas, não houve a inclusão de nenhuma nova obrigação acessória. Quanto à operacionalização do sistema, há diferenças no ambiente digital, uma vez que agora o envio das obrigações é unificado. Isso requer adaptação dos profissionais que irão interagir com a plataforma.

7. O eSocial altera os prazos de envio das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias?

Não há alteração nos prazos. Porém, com a implantação do eSocial, haverá mais rigor no cumprimento dos mesmos, podendo ser aplicadas penalidades caso não sejam respeitados. É fundamental se atentar aos novos leiautes e às especificações para o envio de cada obrigação para que isso não atrapalhe no cumprimento dos prazos.

8. O que é preciso fazer para preparar a empresa para esta mudança?

O primeiro passo é buscar informação. Quanto mais o profissional de recursos humanos estiver acompanhando as informações referentes ao eSocial para empresas, mais confortável e qualificado ele estará para realizar essa transição.

O segundo passo é se organizar. É necessário fazer uma revisão geral em todos os sistemas internos, sanar eventuais inconsistências nos cadastros dos empregados, parametrizar as rubricas da Folha de Pagamento com as do eSocial, além de alinhar com demais áreas das empresa (como Tecnologia da Informação, Contabilidade e SSMO) a padronização das informações respeitando os leiautes pré-definidos pelo eSocial.

O processo de transição para o eSocial não precisa tirar o sono dos profissionais de recursos humanos. Passadas as fases de implantação e adaptação, será possível compreender que esta é uma modernização do sistema trabalhista que muito tem a contribuir com a rotina e a otimização dos processos de todas as áreas da empresa ligadas às obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

E para você, qual é o impacto do eSocial nas suas rotinas de trabalho? Quer saber o que muda para as obrigatoriedades relacionadas à segurança do trabalho e medicina ocupacional? Então compartilhe suas dúvidas com a gente, é só escrever nos comentários!