Sim, você já sabe: é impossível não aderir às novidades e ficar para trás. Sem se adequar a elas, podem vir multas pesadas e muita dor de cabeça. Mas, afinal, o que é o eSocial e como ele funciona? Como facilitar a implantação das regras desse sistema na sua empresa?

A proposta deste post é dar um panorama sobre esse programa, que é de adoção obrigatória e está transformando as relações entre as empresas e a burocracia do governo, além de apontar 4 pontos que podem facilitar a implantação do sistema. Falaremos de questões como a maior integração das equipes e a qualificação dos funcionários. Confira!

O que é o eSocial?

eSocial é um sistema eletrônico criado pelo governo federal em 2014, com o objetivo de unificar o envio de informações trabalhistas, tributárias e previdenciárias. A ideia é centralizar o envio dessas diversas informações — o que, na maior parte das vezes, se dá de forma separada e com o preenchimento de diversos formulários.

Desde 2018, todas as empresas do país são obrigadas a aderir ao sistema que, além de reduzir a burocracia (e eliminar até mesmo o depósito físico de diversos documentos), busca melhorar a arrecadação ao reduzir irregularidades nas gestões das empresas em relação às suas obrigações com o governo.

O eSocial é uma ação do Sistema Público de Escrituração e envolve vários ministérios e órgãos do governo, como Fazenda, Ministério do Trabalho, Receita Federal e INSS.

O que entra?

Assim, na área trabalhista, por exemplo, processos como contratações e quaisquer exames médicos realizados pelos funcionários (de admissão, por acidente de trabalho, demissionais), precisam ser informados quase que imediatamente ao sistema.

E se torna quase impossível que um trabalhador comece a atuar na empresa sem que todos os procedimentos tenham sido cumpridos. Caso contrário, a empresa é passível de multa.

O que fazer para implementar o eSocial?

1. Promova integração entre as equipes

Como o eSocial diz respeito a vários aspectos da empresa — como gestão de recursos humanos, pagamento de impostos, saúde do trabalhador —, é fundamental que haja maior sinergia entre as áreas administrativas de empresa.

O preenchimento de informações no sistema deve ser coordenado, já que, em caso de dados conflitantes, é possível que o sistema identifique irregularidades e multe a empresa.

2. Forme os profissionais

Para que essa integração aconteça da forma adequada, pode ser interessante a realização de cursos formativos com a equipe da empresa.

Para as empresas de micro, pequeno e médio porte, que trabalham com escritórios de contabilidade terceirizados, também é importante o alinhamento da empresa com a equipe contábil e, muitas vezes, contar com a presença dela nas formações para que o alinhamento aconteça da melhor maneira possível.

3. Implemente um software que centralize os dados

Uma dica importante para evitar o preenchimento correto dos dados de todas as áreas contempladas pelo eSocial, evitando que o cruzamento de informações imprecisas leve a multas, é a compra de softwares específicos para a gestão do sistema.

Esses softwares centralizam todos os dados a serem preenchidos pelas empresas e podem evitar desentendimentos, que em geral custam caro.

4. Mantenha o diálogo com a área médica

A saúde do trabalhador é um dos eixos fundamentais do eSocial. Por isso, é muito importante que o médico do trabalho ou a empresa de medicina do trabalho que responde pela empresa esteja em diálogo com o restante dos grupos e informe aos sistemas imediatamente as ocorrências relativas à saúde de cada colaborador da empresa.

Então, como vimos, o eSocial é um caminho sem volta para todas as empresas. Informação, alinhamento e integração entre as áreas de gestão, tributária e de saúde do trabalhador são fundamentais para que a sua empresa faça a transição adequada e não sofra por eventuais irregularidades.

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